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Secrétariat à l'accès à l'information et à la réforme des institutions démocratiques

Protection des renseignements personnels.

Organismes publics

Avis

Vous êtes citoyenne ou citoyen (ou chercheur)? Vous souhaitez obtenir du soutien au regard de l’application de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels? Consultez le site Web de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information; d’importantes informations y sont diffusées à votre intention.

Ce site Web est préparé avant tout à l’intention des responsables de la protection des renseignements personnels des organismes publics, le Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques ayant la responsabilité de leur offrir le soutien nécessaire à l’application de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Historique

Au Québec, l’accès à l’information publique a d’abord été évoqué en 1978, dans le livre blanc et La politique québécoise du développement culturel.

À la suite de la mise sur pied de la Commission d’étude sur l’accessibilité à l’information gouvernementale et sur les renseignements personnels, qui a été suivie du dépôt de son rapport (rapport Paré), la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès) a été adoptée en 1982 et modifiée, la dernière fois, en 2006.

En 1999, le Gouvernement du Québec a adopté le Plan d’action gouvernemental pour la protection des renseignements personnels, afin que ses ministères et organismes assument encore davantage leurs responsabilités à cet égard.

Le Plan d’action gouvernemental prévoyait la création d’un comité ministériel sur la protection des renseignements personnels, présidé par le ou la sous-ministre ou par le dirigeant ou la dirigeante de l’organisme public. Ce comité avait pour mandat de proposer des activités de sensibilisation au personnel ainsi que d’évaluer, chaque année, le niveau de protection des renseignements personnels et d’en faire état dans un rapport annuel.

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Règlementation sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès prévoit la possibilité d’élaborer des règlements, dont celui sur la protection des renseignements personnels. Remplaçant le Plan d’action gouvernemental pour la protection des renseignements personnels, le Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels (Règlement sur la diffusion) a été adopté le 14 mai 2008 et modifié, la dernière fois, en 2015.

Pour en savoir plus

  • Consulter la rubrique Règlement sur la diffusion et sur la protection des renseignements personnels de la page Documentation.

Pour un gouvernement respectueux du droit à la vie privée et de la protection des renseignements personnels

Le 17 mars 2015, le ministre responsable de l’Accès à l’information et de la Réforme des institutions démocratiques présentait un document d’orientations intitulé Orientations gouvernementales pour un gouvernement plus transparent, dans le respect du droit à la vie privée et la protection des renseignements personnels. 

Parmi les moyens proposés dans ces orientations pour favoriser un changement de culture axé, notamment, sur la protection des renseignements personnels figurait, entre autres, une première réforme en profondeur de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, adoptée en 1982.

Le projet de loi modifiant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, déposé à l’Assemblée nationale le 17 mai 2018, est la résultante des orientations gouvernementales publiées à l’hiver 2015 par le Gouvernement du Québec.

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Champ d’application

La Loi sur l’accès s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions, que la conservation de ces documents soit assurée par l’organisme public ou par un tiers.

Elle s’applique également quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Organismes assujettis

La Loi sur l'accès s’applique à plus de trois milles organismes publics du Québec, à savoir :

  • les ministères et les organismes gouvernementaux;
  • les organismes municipaux, incluant notamment les municipalités et les sociétés de transport en commun;
  • les organismes scolaires, incluant notamment les universités, les cégeps et les commissions scolaires;
  • les établissements de santé et de services sociaux.

Enfin, les Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. ordres professionnels y sont également assujettis quant aux documents relatifs au contrôle de l’exercice de la profession.

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Exclusions

Les tribunaux judiciaires sont exclus de la portée de la Loi sur l’accès. De plus, la Loi sur l’accès ne s’applique pas :

  • aux actes ni au registre de l’État civil;
  • aux registres ni aux autres documents conservés dans les bureaux de la publicité des droits à des fins de publicité (par exemple : le registre des droits personnels réels mobiliers et le registre foncier);
  • au registre des entreprises constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises;
  • aux archives privées visées à l’article 27 de la Loi sur les archives;
  • aux dossiers d’adoption;
  • aux dossiers du Curateur public.

Il est à noter que ces documents ne sont pas soustraits à tous les régimes d’accès. Ces documents sont accessibles aux conditions prévues par d’autres lois. Par exemple, l’accès aux documents contenus dans un dossier ayant trait à l’adoption d’une personne est régi par le Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Code civil et les autres lois relatives à l’adoption.

Également, l’accès aux documents contenus dans un dossier que le Curateur public détient sur une personne qu’il représente ou dont il administre les biens de même que la protection des renseignements personnels contenus dans un tel dossier sont régis par la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur le curateur public (Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. chapitre C‐81).

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Droits des citoyennes et des citoyens

La Loi sur l’accès met en œuvre deux droits fondamentaux, dont le droit au respect de la vie privée reconnu par l’article 5 de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Charte des droits et libertés de la personne.   

La Loi sur l’accès prévoit des droits en matière de renseignements personnels, c’est-à-dire les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier, à savoir :

  • sauf exception, le droit à la confidentialité des renseignements personnels;
  • le droit pour toute personne physique d’avoir accès aux renseignements personnels qui la concernent;
  • le droit pour toute personne physique de faire rectifier des renseignements qui la concernent.

La Loi sur l’accès permet également d’assurer le respect du droit à la vie privée des citoyennes et des citoyens en imposant aux organismes publics des exigences en matière de protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

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Obligations de l’organisme public

  • Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels.
  • Mettre en place les mesures de sécurité qui sont propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité de ces renseignements, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
  • Collecter uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exercice de ses attributions, à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion ou à l’exercice des attributions ou à la mise en œuvre d’un programme d’un organisme public avec lequel il collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d’une mission commune.
  • Ne donner accès aux renseignements personnels qu’a une personne qui détient la qualité pour le recevoir lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
  • Sauf exception, lors de la collecte d’un renseignement personnel auprès de la personne concernée ou auprès d’un tiers, que cette dernière soit faite verbalement ou par écrit, donner les informations requises par la Loi sur l’accès.
  • Utiliser un renseignement personnel seulement aux fins pour lesquelles il a été recueilli ou à une autre fin avec le consentement de la personne concernée ou lorsqu’autorisé par la Loi.
  • Ne pas communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée, à moins que cela soit autorisé par la Loi.
  • S’assurer que les renseignements personnels communiqués à l’extérieur du Québec ou confiés à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec bénéficieront d’une protection équivalant à celle qui est prévue à la Loi sur l’accès. Si l’organisme public estime que ces renseignements personnels ne bénéficieront pas d’une protection équivalente à celle qui est prévue à la présente loi, il doit refuser de les communiquer ou de confier à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de les détenir, de les utiliser ou de les communiquer pour son compte.
  • Inscrire, dans les registres appropriés, toute communication ou utilisation de renseignements personnels visées par la Loi sur l’accès.
  • Verser dans un fichier de renseignements personnels, tout renseignement personnel qui est identifié ou qui se présente de façon à être retrouvé par référence au nom d’une personne ou à un signe ou symbole propre à celle-ci ou qui lui a servi ou qui est destiné à lui servir pour une décision concernant une personne.
  • Veiller à ce que les renseignements personnels qu’il conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
  • Détruire les renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, sous réserve de la Loi sur les archives ou du Code des professions.
  • Établir et maintenir à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements personnels.
  • Mettre en place les mesures nécessaires pour permettre aux personnes d’exercer leurs droits d’accès et de rectification.
  • Les organismes tels un établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l’article 7 de la Loi sur l’accès, la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail, la Société de l’assurance automobile du Québec, Retraite Québec ou un ordre professionnel doivent, lorsqu’ils fournissent à une personne un renseignement personnel de nature médicale ou sociale la concernant, à la demande de cette personne, lui fournir l’assistance d’une ressource professionnelle qualifiée pour l’aider à comprendre ce renseignement.
  • Informer la personne qui fait une demande d’accès du montant approximatif qui lui sera chargé avant de procéder à la transcription, à la reproduction ou à la transmission des documents, et ce, conformément au Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.
  • Respecter les dispositions en matière de protection des renseignements personnels, contenues au Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels.
  • Si la personne concernée le requiert, lors du refus en tout ou en partie d’accéder à une demande de rectification, procéder à l’enregistrement de la demande de rectification.
  • Lorsqu’il accède à une demande de rectification, délivrer sans frais, à la personne qui l’a faite, une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel.
  • Si la personne concernée le requiert, faire parvenir une copie des documents rectifiés ou de l’attestation de retrait d’un renseignement personnel ou, selon le cas, de l’enregistrement de la demande de rectification à l’organisme de qui il a obtenu le renseignement ou à tout organisme à qui le renseignement a pu être communiqué lors d’une entente conclue suivant la Loi sur l’accès.

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Obligations de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

  • Prêter assistance en cas d’imprécision d’une demande d’accès visant un renseignement personnel qui n’est pas versé dans un fichier et lorsqu’une personne le requiert.
  • Accuser réception des demandes d’accès aux renseignements personnels.
  • Aviser la demandeuse ou le demandeur des délais prévus par la Loi sur l’accès et de son recours en révision.
  • Traiter les demandes d’accès à des renseignements personnels et les demandes de rectification.
  • Respecter les délais de traitement prévus par la Loi sur l’accès.
    À défaut de répondre à une demande dans les délais applicables, la personne responsable est réputée avoir refusé d'y accéder, et ce défaut donne ouverture au recours en révision à la Commission de l'accès à l'information, comme s'il s'agissait d'un refus d'accéder à la demande.
  • Motiver tout refus de donner accès à un renseignement personnel et indiquer la disposition de la Loi sur l’accès sur laquelle ce refus s’appuie.
  • Rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie à la personne requérante. Cette décision doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s’appuie, le cas échéant, et d’un avis informant la personne du recours en révision à la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information et indiquant notamment le délai dans lequel ce recours peut être exercé.
  • Inscrire, dans un registre, les communications de renseignements faites sans le consentement de la personne concernée en vue de prévenir un acte de violence.
  • Enregistrer certaines communications de renseignements personnels effectuées sans le consentement de la personne concernée.
  • Lorsqu’un renseignement personnel est utilisé sans le consentement de la personne concernée à une autre fin que celles qui sont prévues lors de la collecte, inscrire cette utilisation dans le registre créé à cette fin.
  • Veiller à la conservation d’un renseignement personnel faisant l’objet d’une demande d’accès.

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Formulation d’une demande d’accès ou de rectification de renseignements personnels à un organisme public

Une demande d’accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité à titre de personne concernée, de représentant, d’héritier ou de successible de cette dernière, de liquidateur de la succession, de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès ou de titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé.

Elle est adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme public.

Vous cherchez le nom et les coordonnées d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels d’un organisme public? Conformément à la Loi, la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information rend accessible, sur son site Web, la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Liste des organismes publics assujettis et des responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. Cette liste contient les noms et les coordonnées des responsables de chacun des organismes publics assujettis.

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Formulation d’une demande de révision à la Commission d’accès à l’information

Une personne dont la demande a été refusée en tout ou en partie par la personne responsable de la protection des renseignements personnels peut demander à la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information de réviser cette décision.

Une personne qui a fait une demande en vertu de la Loi sur l’accès peut demander à la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information de réviser toute décision de la personne responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d’accès à un document ou à un renseignement ou sur les frais exigibles.

Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l’expiration du délai accordé par la Loi sur l’accès à la personne responsable pour répondre à une demande (dans les vingt jours qui suivent la réception d’une demande, auxquels peut s’ajouter une prolongation de dix jours). La Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever la personne requérante du défaut de respecter ce délai.

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Secrétariat à l'accès à l'information et à la réforme des institutions démocratiques
Édifice H, 3e étage, bureau 3.501 - 875, Grande Allée Est Québec (Qc)  G1R 4Y8 - 418 528-8024
Last update : November 19, 2018