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Secrétariat à l'accès à l'information et à la réforme des institutions démocratiques

Protection des renseignements personnels.

Secteur privé

Avis

Vous êtes une citoyenne ou un citoyen (ou un chercheur) ou encore une entreprise? Vous souhaitez obtenir du soutien au regard de l’application de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé? Consultez le site Web de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information; d’importantes informations y sont diffusées à votre intention.

Historique

Depuis leur entrée en vigueur, en 1991, les articles 35 à 40 du Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Code civil du Québec (chapitre CCQ-1991) assurent la protection du droit à la vie privée reconnu par la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Charte québécoise des droits et libertés de la personne, et ce, tant dans le secteur public que dans le secteur privé.

La protection des renseignements personnels dans le secteur public étant assurée par la Loi sur l’accès adoptée en 1982, il était nécessaire de mettre en place une législation similaire pour assurer la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. La Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le secteur privé) a donc été adoptée en 1993 et modifiée, la dernière fois, en 2006.

Champ d’application

La Loi sur le secteur privé a pour objet d’établir, pour l’exercice des droits conférés par les articles 35 à 40 du Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Code civil en matière de protection des renseignements personnels, des règles particulières à l’égard des renseignements personnels sur autrui qu’une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à l’occasion de l’exploitation d’une entreprise au sens de l’article 1525 du Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Code civil.

Elle s’applique à ces renseignements quelle que soit la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Elle s’applique aussi aux renseignements personnels détenus par un Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. ordre professionnel dans la mesure prévue par le Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Code des professions, c’est-à-dire autres que ceux qui sont détenus pour le contrôle de l’exercice de la profession.

Exclusions

La Loi sur le secteur privé ne s’applique pas :

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Droits des citoyennes et des citoyens

La Loi sur le secteur privé met en œuvre le droit fondamental qu’est le droit à la vie privée reconnu à l’article 5 de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Charte des droits et libertés de la personne.

La Loi prévoit des droits en matière de renseignements personnels, c’est-à-dire tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, à savoir :

  • sauf exception, le droit à la confidentialité des renseignements personnels;
  • le droit pour la personne concernée de faire retrancher d’une liste nominative des renseignements personnels la concernant, en tout temps, au moyen d’une demande verbale ou écrite, auprès de toute personne qui détient ou qui utilise cette liste;
  • le droit pour toute personne physique d’avoir accès aux renseignements personnels qui la concernent;
  • le droit pour la personne concernée de faire supprimer un renseignement personnel la concernant si la collecte de celui-ci n’est pas autorisée par la Loi;
    le droit pour toute personne physique de faire rectifier des renseignements qui la concernent.

La Loi sur le secteur privé permet également d’assurer le respect du droit à la vie privée des citoyennes et des citoyens en imposant des exigences en matière de protection des renseignements personnels aux entreprises, notamment en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

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Principales obligations de la personne qui recueille des renseignements personnels pour une entreprise

  • Inscrire l’objet du dossier lorsqu’elle constitue, en raison d’un intérêt sérieux et légitime, un dossier sur autrui.
  • Ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires à l’objet du dossier. Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites.
  • Recueillir les renseignements personnels auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci ne consente à la collecte auprès de tiers ou que la Loi autorise une telle collecte auprès de tiers.
  • Inscrire la source des renseignements personnels lorsque ceux-ci sont collectés auprès d’un tiers et que celui-ci est une personne qui exploite une entreprise. Cette inscription fait partie du dossier de la personne concernée.
  • Lors d’une collecte auprès de la personne concernée, informer celle-ci de l’objet du dossier, de l’utilisation qui sera faite des renseignements, des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise, de l’endroit où sera détenu son dossier ainsi que des droits d’accès ou de rectification.
  • Sauf exception, ne pas refuser d’acquiescer à une demande de bien ou de service ni à une demande relative à un emploi à cause du refus de la personne qui formule la demande de lui fournir un renseignement personnel.
  • Prendre les mesures de sécurité qui sont propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables, compte tenu notamment de la sensibilité de ces renseignements, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
  • Veiller à ce que les dossiers que l’entreprise détient sur autrui soient à jour et exacts au moment où cette dernière les utilise pour prendre une décision relative à la personne concernée.
  • Une fois l’objet du dossier accompli, utiliser uniquement les renseignements avec le consentement de la personne concernée, sous réserve du délai prévu par la Loi.
  • Ne pas communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier qu’il détient sur autrui ni les utiliser à des fins non pertinentes à l’objet du dossier, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la Loi sur le secteur privé ne le prévoie.
  • Avant de communiquer à l’extérieur du Québec des renseignements personnels ou de confier à une personne à l’extérieur du Québec la tâche de détenir, d’utiliser ou de communiquer pour son compte de tels renseignements, prendre tous les moyens raisonnables pour s’assurer :
    • que les renseignements ne seront pas utilisés à des fins non pertinentes à l’objet du dossier ni communiqués à des tiers sans le consentement des personnes concernées, sauf dans des cas similaires à ceux qui sont prévus par les articles 18 et 23 de la Loi sur le secteur privé;
    • dans le cas de listes nominatives, que les personnes concernées aient une occasion valable de refuser l’utilisation des renseignements personnels les concernant à des fins de prospection commerciale ou philanthropique et de faire retrancher, le cas échéant, ces renseignements de la liste.
  • Inscrire au dossier de la personne concernée toute communication faite à des tiers sans le consentement de la personne concernée, en vertu des paragraphes 6o à 10o du premier alinéa de l’article 18 de la Loi sur le secteur privé.
  • Inscrire au dossier de la personne concernée toute communication effectuée en vue de prévenir un acte de violence.
  • Toute personne qui exploite une entreprise ayant pour objet le prêt d’argent et qui prend connaissance de rapports de crédit ou de recommandations concernant la solvabilité de personnes physiques, préparés par une agente ou un agent de renseignements personnels, doit informer ces personnes de leur droit d’accès et de rectification relativement au dossier détenu par l’agent et leur indiquer comment et à quel endroit elles peuvent avoir accès à ces rapports ou recommandations et les faire rectifier, le cas échéant. La personne qui exploite une telle entreprise doit communiquer à la personne physique qui lui en fait la demande la teneur de tout rapport de crédit ou de toute recommandation dont elle a pris connaissance en vue de prendre une décision concernant la personne physique.
  • Ne donner accès aux renseignements personnels qu’a tout préposé, mandataire ou agent de l’entreprise ou à toute partie à un contrat de service ou d’entreprise qui a qualité pour le connaître et qu’à la condition que ce renseignement soit nécessaire à l’exercice de ses fonctions ou à l’exécution de son mandat ou de son contrat.
  • Accorder aux personnes concernées, par une liste nominative utilisée par l’entreprise à des fins de prospection commerciale ou philanthropique, une occasion valable de refuser que des renseignements personnels les concernant soient utilisés à de telles fins.
  • Toute personne qui, à partir d’une liste nominative, fait de la prospection commerciale ou philanthropique doit décliner son identité et informer la personne à qui elle s’adresse de son droit de faire retrancher de la liste qu’elle détient les renseignements personnels la concernant. Elle doit, à cette fin, fournir à cette personne une adresse géographique ou technologique, selon le moyen de communication utilisé, où elle peut recevoir une demande de retranchement à la liste nominative.
  • Sur réception d’une demande de faire retrancher des renseignements personnels d’une liste nominative, retrancher de cette liste, avec diligence, tout renseignement relatif à la personne concernée.
    Confirmer l’existence et donner communication des renseignements personnels à la personne concernée.
  • Prendre des mesures d’accommodement raisonnables, sur demande, pour permettre à une personne handicapée d’exercer son droit d’accès.
  • Prendre les mesures nécessaires pour assurer l’exercice, par une personne concernée, des droits prévus par la Loi, notamment en portant à la connaissance du public l’endroit où ces dossiers sont accessibles et les moyens d’y accéder.
  • Respecter les délais de traitement prévus par la Loi sur le secteur privé.
    À défaut de répondre dans les trente jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir refusé d'y acquiescer.
  • Informer la personne requérante du montant approximatif exigible avant de procéder à la transcription, à la reproduction ou à la transmission de ces renseignements.
  • Notifier par écrit son refus d’acquiescer à la demande d’accès ou de rectification d’une personne concernée en le motivant et informer celle-ci de ses recours.
  • Dans le cas d’une rectification, notifier celle-ci, sans délai, à toute personne qui a reçu les renseignements dans les six mois précédents et, le cas échéant, à la personne de qui elle les tient. Il en est de même de la demande de rectification, si elle est contestée.
  • Délivrer sans frais, à la personne qui a fait une demande de rectification, une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel.
  • Conserver un renseignement faisant l’objet d’une demande d’accès ou de rectification, le temps requis pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus par la Loi, si l’entreprise n’acquiesce pas à sa demande.
  • Une agente ou un agent de renseignements personnels doit respecter les exigences prévues aux articles 70 à 72, 78 et 79 de la Loi sur le secteur privé. La Commission d’accès à l’information tient à jour un registre des agentes et agents de renseignements personnels conformément à la Loi.

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Formulation d’une demande d’accès ou de rectification de renseignements personnels à une entreprise privée

Une demande d’accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, de représentant, d’héritier, de successible de cette dernière, de liquidateur de la succession, de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès ou de titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé.

Formulation d’une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information

Toute personne intéressée peut soumettre à la Commission d’accès à l’information une demande d’examen de mésentente relative à l’application d’une disposition législative portant sur l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel ou sur une demande de faire retrancher d’une liste nominative des renseignements personnels.

Lorsque la mésentente résulte du refus d’acquiescer à une demande ou d’une absence de réponse dans le délai accordé par la Loi pour répondre, la personne concernée doit la soumettre à la Commission d’accès à l’information dans les trente jours suivant le refus de la demande ou de l’expiration du délai pour y répondre, à moins que la Commission, pour un motif raisonnable, ne la relève du défaut de respecter ce délai.

La partie qui désire soumettre une mésentente à la Commission d’accès à l’information pour examen doit formuler sa demande par écrit. La demande expose brièvement les raisons justifiant l’examen de la mésentente par la Commission.

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Édifice H, 3e étage, bureau 3.501 - 875, Grande Allée Est Québec (Qc)  G1R 4Y8 - 418 528-8024
Mise à jour : xx août 2018