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Secrétariat à l'accès à l'information et à la réforme des institutions démocratiques
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Diffusion de l’information et protection des renseignements personnels

Adoption du Règlement modifiant le Règlement sur la diffusion de l’information et la protection des renseignements personnels

Le 1er avril 2015 est entré en vigueur le Le lien suivant s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.  Règlement modifiant le Règlement sur la diffusion de l’information et la protection des renseignements personnels.

Ce règlement avait été adopté en 2008 et comportait une quinzaine de catégories de documents et de renseignements à diffuser. Le Règlement modifiant le Règlement sur la diffusion de l’information et la protection des renseignements personnels, annoncé le 12 novembre 2014 par le ministre responsable de l’Accès à l’information et de la Réforme des institutions démocratiques, a fait prendre un nouvel élan à la diffusion proactive en ajoutant un nombre important de renseignements à être diffusés sur Internet par les ministères et les organismes publics. Ils concernent :

  • La divulgation proactive de certaines dépenses de hauts dirigeants et hautes dirigeantes, y incluant les ministres et les ministres délégués et déléguées.
  • La publication de certaines dépenses des ministères et des organismes.

Cette modification réglementaire s’applique aux organismes publics tels que les ministères et les organismes gouvernementaux, dont les sociétés d’État.

Les nouvelles obligations liées à la modification du Règlement

Voici une présentation sommaire des nouvelles obligations en lien avec le Règlement modifiant le Règlement sur la diffusion de l’information et la protection des renseignements personnels.

Les ministres, les ministres délégués et déléguées, les directeurs et directrices de cabinet ainsi que titulaires d’un emploi supérieur

  • Les salaires, allocations et indemnités des ministres, des ministres délégués et déléguées, des titulaires d’un emploi supérieur ainsi que des directeurs et directrices de cabinet doivent être diffusés une fois par année.
  • Les dépenses engagées par les ministres ainsi que les titulaires d’un emploi supérieur pour un déplacement, y compris les missions à l’étranger, doivent être publiées individuellement tous les trois mois.
  • Les directeurs et directrices de cabinet ainsi que les titulaires d’un emploi supérieur doivent publier, de façon trimestrielle, les informations concernant leurs frais de fonction.

Les ministères et organismes

  • L’ensemble du personnel de la fonction publique est aussi concerné par la nouvelle mesure. Elle oblige la diffusion des coûts engendrés par les frais de formation ainsi que de ceux qui sont liés à la participation à des colloques et à des congrès. L’information diffusée de façon trimestrielle (aux trois mois) inclura non seulement le coût de la formation, mais également son objet.
  • Au sein des ministères et des organismes, il faut dorénavant veiller à ce que soient diffusés :
    • les coûts de location, d’essence et d’entretien des véhicules de fonction utilisés par les ministres ou les titulaires d’un emploi supérieur;
    • les coûts des baux de location d’immeuble;
    • les frais de télécommunication, incluant les coûts d’acquisition et les coûts de service;
    • les renseignements relatifs à chaque subvention versée à même le budget discrétionnaire d’un ou d'une ministre;
    • le total mensuel des frais de déplacement par le personnel de l’organisme et par le personnel de cabinet;
    • les dépenses en matière de publicité et de promotion.
  • Le nouveau règlement oblige les ministères et organismes à publier les renseignements concernant la tenue d’activités de reconnaissance et d'activités de réception et d’accueil de personnes issues de l’extérieur du gouvernement.

Diffusion des documents transmis lors d’une demande d’accès

Le renforcement des mesures contenues dans le Règlement sur la diffusion de l’information et la protection des renseignements personnels prévoit également la diffusion de l’ensemble des documents transmis dans le cadre des demandes d’accès à l’information, accompagné de la décision du ou de la responsable d’accès. L’information transmise sera donc désormais disponible pour tous, non plus seulement pour la personne qui a présenté une demande d’accès. En plus d’améliorer la gestion interne de l’information, les organismes publics passent ainsi d’une culture réactive à une culture qui se veut beaucoup plus proactive.

Avec cette volonté d’ouverture et cette transparence accrue du Québec, les citoyens et les citoyennes seront mieux renseignés sur les affaires de l’État et ils pourront interpeller les organismes publics sur leurs décisions de gestion, car ils auront un accès plus facile et direct à l’information qu’ils recherchent. Avec cette modification réglementaire, le gouvernement du Québec vient non seulement améliorer ses pratiques, mais il devient un exemple quant aux choix de ses mesures favorisant l’accès à l’information et la divulgation proactive des documents.

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Mise à jour : 15 mai 2015
Mise en ligne : 12 novembre 2014